Avis à nos clients
Dans le cadre de ses opérations, le Groupe CCG Inc est une entreprise privée qui recueille, traite ou communique des renseignements personnels visée par la Loi 25. En conformité aux exigences de cette loi, nous avons procédé à une réévaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour nous assurer de la protection et de la pertinence des renseignements que nous détenons.
Il est important de spécifier que le Groupe CCG Inc possède une attestation Vérification d’organisation désignée (VOD)1 du gouvernement du Canada suite à une évaluation approfondie de la sécurité physique et des activités administratives de l’entreprise. Cette accréditation confirme notre capacité à stocker et traiter des renseignements qui pourraient porter un préjudice grave à une personne ou à une organisation ou à un gouvernement s’ils étaient compromis.
Cadre de gouvernance
Dans le cadre de nos activités commerciales, nous pouvons constituer un rapport sur vous à la demande d’une entreprise ou d’une personne dans le cadre de vérifications préemploi, prélocative, de crédit commercial ou dans le cadre d’un renouvellement d’une accréditation de sécurité.
Nous obtenons le consentement du sujet au préalable et selon les dispositions de la loi avant de procéder à des vérifications.
Nous recevons un mandat d’un client habituellement accompagné d’un formulaire de consentement dûment complété et signé par le sujet de l’enquête. De façon générale, le sujet fourni au minimum son nom, son lieu de résidence actuel et sa date de naissance pour nous permettre d’effectuer la validation de ses antécédents judiciaires ou tous autres types de vérifications requises en vertu du mandat confiés par le client, tels que les habitudes de paiement, le dossier de sanctions académiques, les références d’emploi et autres.
Les renseignements obtenus et validés sont conservés sur les bases de données accessibles aux agents impliqués dans le traitement des enquêtes.
Nos politiques et pratiques respectent les obligations imposées en vertu des lois provinciales et fédérales en vigueur telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui établit des normes minimales en matière de protection des données personnelles.
Nous possédons le niveau de sécurité Protégé qui permet la conservation de renseignements qui pourraient porter un préjudice grave à une personne ou à une organisation ou à un gouvernement s’ils étaient compromis.
Conservation des données
Nous conservons les données figurant sur les formulaires de consentement, incluant vos renseignements nominatifs et autres, ainsi que les données obtenus pendant les vérifications pour une période minimale de deux années sur des serveurs locaux situés au Québec qui sont par la suite archivés sur des périphériques conservés dans un classeur sécurisé (DASCO) pour une période minimale de six années, conformément aux lois et règlements en vigueur. Étant une entreprise qui n’utilise plus le papier (paper-free), les sauvegardes conservées sur des périphériques (DVD) sont déchiquetés et les disques durs SSD sont formatés pour utilisation ultérieure. Compte tenu que le Groupe CCG Inc dessert une clientèle située partout en Amérique du Nord, il est peut arriver suite au consentement de la personne concernée que le résultat d’enquête soit transmis à un de nos clients (tiers) situés à l’extérieur du Québec.
Formulaire de consentement
Le Groupe CCG Inc effectue périodiquement la mise à jour de ses formulaires pour répondre aux critères de validité du consentement. En des récentes exigences de la Loi 25, nous avons procédé à une révision de nos formulaires de consentements en septembre 2023 pour ajouter, préciser ou reformuler le libellé pour les aspects suivants :
Fins auxquelles les renseignements personnels sont collectés et moyens par lesquels ils sont collectés;
- Reformuler : Valider les informations fournies et de permettre de confirmer que le sujet réponds aux exigences de l’employeur
Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement;
- Reformuler : et que je possède un droit d’accès, de rectification et de retrait dudit consentement tel que prévu par la loi.
Catégories des fournisseurs de services ayant accès aux renseignements personnels;
- Reformuler : d’employeurs anciens et présents, institutions financières, autres prêteurs, agences gouvernementales, organismes publics, institutions d’enseignement public et privé, agents de renseignements personnels et bureaux de crédit
Transfert des renseignements à l’extérieur du Québec et Indication des mesures prises pour assurer la protection du caractère confidentiel et de l’utilisation des renseignements dans le cadre de l’exécution du mandat.
- Ajout : Dans le cadre de ses opérations, le Groupe CCG s’assure de la protection du caractère confidentiel des renseignements contenus dans le présent formulaire en conformité avec l’attestation de vérification d’organisation désignée accordée par le gouvernement fédéral et de l’utilisation des renseignements obtenus dans le cadre exclusif de l’exécution du présent mandat et de la conservation des données obtenues dans la province de Québec.
IMPORTANT : Certaines institutions d’enseignement du Québec ont donnés l’exclusivité de leurs dossiers académiques à la compagnie Auradata qui a ses bureaux à l’extérieur de la province de Québec, tout comme Equifax Canada. Il est recommandé de visiter les sites Internet de chacune des institutions et compagnies pour connaître leurs démarches pour le respect des exigences de la Loi 25.
Biométrie, technologie d’identification
- Le site Internet du Groupe CCG Inc peut collecter des données par l’entremise de témoins de connexions (cookies);
- À l’exception de témoins de connexions (cookies) le Groupe CCG ne collecte aucunes données sans le consentement explicite du visiteur du site Internet;
- À l’exception des vérifications du dossier criminel certifié par prise d’empreintes digitales, le Groupe CCG Inc n’utilise aucune données biométrique à des fins de sollicitations ou de marketing;
- Lorsque vous visitez les installations du Groupe CCG Inc, vous serez filmés sous de nombreux angles à des fins de sécurité tel que requis pour le maintient de nos accréditations de sécurité du gouvernement du Canada.
Gestion des incidents
Le Groupe CCG Inc possède un registre d’incidents de confidentialité conservé pour une période minimale de cinq années tel que prévu par la loi, et un plan de réponse aux incidents de sécurité et de confidentialité destiné à aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) si un incident présente un risque de préjudice sérieux pour les individus concernés selon les facteurs suivant :
- la sensibilité des renseignements en cause;
- les conséquences appréhendées de leur utilisation;
- la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Vous pouvez obtenir une copie des plus récents formulaires en cliquant sur les différents boutons :
1 https://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/protection-safeguarding/securiteti-itsecurity-fra.html