Privacy

Loi C-25

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels impose certaines dispositions législatives:

  • Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
  • Informer les personnes concernées en cas d’incident de confidentialité qui pourraient leur causer un préjudice sérieux;
  • Élaborer un cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels;
  • Bonifier les informations transmises aux citoyennes et aux citoyens lors de la collecte de leurs renseignements personnels;
  • Détruire ou rendre anonymes les renseignements personnels dans certaines circonstances;
  • Évaluer les risques en matière de vie privée lors de certaines utilisations et communications de renseignements personnels;
  • Obtenir, au préalable, le consentement de la personne pour utiliser ses renseignements personnels à des fins de prospection commerciale.
  • Communiquer, à la demande de la personne concernée, ses renseignements personnels qu’elle a fournis à une entreprise. (Septembre 2024)

  

Le Groupe CCG Inc est une entreprise accréditée par les Services canadiens d’identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la Gendarmerie Royale du Canada suite à l’évaluation de la sécurité physique et des activités administrative de l’entreprise. En conformité aux exigences de la Loi 25 nous avons procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour nous assurer de la protection et de la pertinence des renseignements que nous détenons.

 

Cadre de gouvernance

Nos politiques et pratiques respectent les obligations imposées en vertu des lois provinciales et fédérales en vigueur telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui établit des normes minimales en matière de protection des données personnelles.

Dans le cadre de nos activités commerciales, nous avons constitué un rapport sur vous suite à la demande d’une entreprise pour laquelle vous avez postulé, ou que vous êtes déjà à l’emploi dans le cadre d’un renouvellement d’une  accréditation de sécurité. Nous avons obtenu votre consentement au préalable selon les dispositions de la loi.

Conservation des données

Nous conservons les données figurant sur les formulaires de consentement et autres, ainqi que les données d’enquêtes pour une période minimale de deux années sur des serveurs locaux et qui sont par la suite archivés sur des périphériques conservés dans un classeur sécurisé pour une période minimale de six années conformément aux lois et règlements en vigueur. Étant une entreprise qui n’utilise plus le papier (paper-free), les sauvegardes conservées sur les périphériques (DVD) sont déchiquetés et les disques durs SSD sont formatés pour utilisation ultérieure. Compte tenu que le Groupe CCG Inc dessert une clientèle située partout en Amérique du Nord, il est peut arriver suite au consentement de la personne concernée que le résultat d’enquête soit transmis à un tiers à l’extérieur du Québec.

Formulaire de consentement

Le Groupe CCG Inc effectue périodiquement la mise à jour de ses formulaires pour répondre aux critères de validité du consentement et a ajouté les renseignements suivant suite aux récentes exigences de la Loi 25 :

  • fins auxquelles les renseignements personnels sont collectés et moyens par lesquels ils sont collectés;
  • droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement;
  • catégories des fournisseurs de services ayant accès aux renseignements personnels;
  • Transfert des renseignements à l’extérieur du Québec;
  • Indication des mesures prises pour assurer la protection du caractère confidentiel et de l’utilisation des renseignements dans le cadre de l’exécution du mandat.

 

Certaines institutions d’enseignement du Québec ont donnés l’exclusivité de leurs dossiers académiques à la compagnie Auradata qui a ses bureaux à l’extérieur de la province de Québec, tout comme Equifax Canada. Nous pouvons à l’occasion partagé le consentement du sujet de notre enquête tel que requis par la Loi. Il est recommandé de visiter leurs sites Internet pour valider leurs démarches pour le respect des exigences de la Loi 25.

Gestion des incidents

Le Groupe CCG Inc possède un registre d’incidents de confidentialité conservé pour une période minimale de cinq années et un plan de réponse aux incidents de sécurité et de confidentialité destiné à aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) si un incident présente un risque de préjudice sérieux pour les individus concernés selon les facteurs suivant :

  • la sensibilité des renseignements en cause;
  • les conséquences appréhendées de leur utilisation;
  • la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

 

Biométrie, technologie d’identification

  • Le site Internet du Groupe CCG Inc peut collecter des données par l’entremise de témoins de connexions (cookies);
  • À l’exception de témoins de connexions (cookies) lorsque vous visitez les sites Internet du Groupe CCG, aucunes autres données ne sera collectées sans le consentement du candidat;
  • Dans le cadre de nos activités, nous sommes mandatés par la Gendarmerie Royale du Canada pour la collecte de données biométriques (prise d’empreintes digitales) sur un réseau VPN sécurisé de la GRC. Les données sont effacées du système 48 heures après le prélèvement.

 

Personne responsable de la protection des renseignements personnels :

Sylvain Champagne

Téléphone : 514-388-2055

Courriel : loi25@groupeccg.com  

 

Dans le cadre de ses opérations le Groupe CCG agit à titre d’Agent de renseignements personnels en effectuant la vérification de renseignements transmis par des tiers.

Afin de s’assurer du respect de la vie privée, le Groupe CCG a établi une politique en conformité aux exigences des lois fédérales et provinciales d’accès à l’information sur les individus, entre autres selon les dispositions des règles de la Commission d’Accès à l’Information du Québec (CAI).

Nous constituons un dossier si nous avons un intérêt sérieux et de le faire à la demande écrite de nos clients et sur présentation d’un consentement de votre part.

Nous avons constitué un dossier sur vous seulement si :

  • Vous avez fait application pour un emploi au sein d’entreprises canadiennes ou entreprises internationales ayant des bureaux au Canada (Dossier préemploi);
  • Êtes dans le processus d’évaluation de sécurité dans le cadre de la Loi sur la production de la défense (Évaluation de Sécurité);
  • Avez complétez un formulaire de prélocation (Dossier prélocatif);
  • Vous avez signé à titre de caution personnelle (Dossier Gestion du crédit commercial ou prélocatif).

De plus, veuillez noter que n’agissant pas à titre d’Agent de recouvrement pour les créances dues par des consommateurs, nous ne détenons aucun dossiers sur vous à ce sujet.

Loi Anti-pourriel C-28

Tel que requis par la loi, nous vous informons par la présente que vous avez la possibilité de vous désabonner de nos listes d’envoi.

Toutes nos communications électroniques sont transmises :

  • À nos clients actuels, ou anciens clients tel que prévu par la loi;
  • À des personnes physiques ou morales, sur recommandations de tiers;
  • À des personnes physiques ou morales avec qui nous avons eu des discussions qui nous ont autorisés à leur transmettre notre documentation.

Droits de consultation et rectification de votre dossier

À moins qu’une Loi ne l’exige, le dossier constitué à votre sujet ne pourra être consulté que par vous, ou par celui à qui vous l’avez autorisé à des fins spécifiques seulement pour la période faisant l’objet de la demande initiale.

Pour obtenir accès à votre dossier vous devez :

  • Prendre rendez-vous en composant le 1-866-408-2055 ;
  • Lors de la rencontre vous présenter avec deux pièces d’identité valides.

Suite à la consultation si vous considérez qu’une rectification devrait être apportée, nous procéderons de la façon suivante:

  • Répondre dans les 30 jours suivant la demande ;
  • Vous remettre sans frais la copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel le cas échéant;
  • Dans le cas d’un refus de rectification vous informer par écrit et de vous informer de vos recours;
  • Conserver les renseignements le temps requis pour vous permettre d’épuiser les recours tel que prévus par la loi faisant l’objet de votre demande.

En ce qui concerne les dossiers d’Évaluation de Sécurité vous devez vous adresser par écrit à l’adresse suivante:

Gouvernement du Canada

a/s : Salle de courrier principale

Place du Portage, Phase III OB3 2745, rue Iris, 3ième étage, Ottawa (Ontario) K1A 0S5